Accordo di nomina a Responsabile del trattamento

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 — Piattaforma Dog Safe 81/08. Versione 1.1 — in vigore dal 12 ottobre 2026. Sostituisce la versione 1.0 del 6 ottobre 2026.

Le versioni precedenti restano archiviate ai sensi dell’art. 4.6 delle Condizioni Generali di Utilizzo e sono disponibili su richiesta ai recapiti del Gestore.

Che cosa cambia rispetto alla versione 1.0

• I commi sono numerati e le definizioni sono raccolte nel nuovo art. 12.
• Art. 4: le misure di sicurezza sono riferite espressamente all’art. 32 del Regolamento; torna la riga sui dati delle carte di pagamento.
• Artt. 5, 7 e 9: gli obblighi sui sub-responsabili, sulle richieste degli interessati e sulle verifiche riprendono le parole dell’art. 28 del Regolamento.
• Art. 10.3, nuovo: regola il caso in cui il Titolare tratta i dati per conto di un altro titolare.
• Ritocchi di forma nelle premesse e negli artt. 1, 2, 6, 8 e 11, senza modifiche di sostanza.

Indice

• Premesse
• 1. Oggetto, durata, natura e finalità
• 2. Istruzioni del Titolare
• 3. Riservatezza
• 4. Misure di sicurezza
• 5. Sub-responsabili
• 6. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea
• 7. Assistenza al Titolare
• 8. Cancellazione e restituzione dei dati
• 9. Dimostrazione della conformità e verifiche
• 10. Obblighi e responsabilità del Titolare
• 11. Rapporti tra i documenti
• 12. Definizioni
• Allegato 1 — Elenco dei sub-responsabili

Premesse

ScodinzolHouse S.R.L., con sede in Via Monte Peralba 7/A, 30027 San Donà di Piave (VE), P.IVA e C.F. 04980800272, REA VE-469675, PEC [email protected] — di seguito il Responsabile o il Gestore;

e l’Utente professionale che si registra alla Piattaforma, come identificato dai dati inseriti in fase di registrazione — di seguito il Titolare;

premesso che il Titolare utilizza la Piattaforma per generare documentazione nella quale inserisce dati personali riferiti a soggetti terzi, e che tali dati sono trattati dal Gestore per suo conto, convengono quanto segue.

1. Oggetto, durata, natura e finalità

1.1. Oggetto. Il presente accordo disciplina il trattamento dei dati personali che il Titolare inserisce nella Piattaforma per la generazione, l’elaborazione e la rigenerazione dei Documenti.

1.2. Durata. Il trattamento dura quanto il rapporto contrattuale, e comunque fino alla chiusura dell’Account, salvi i termini di conservazione previsti all’art. 8.

1.3. Natura e finalità. Raccolta, registrazione, conservazione, elaborazione e messa a disposizione dei dati, al solo fine di produrre i Documenti richiesti dal Titolare e di consentirne la successiva rigenerazione. Nessun altro utilizzo è consentito, e in particolare nessun utilizzo per finalità di marketing, profilazione, contatto diretto degli interessati, ricerca o sviluppo di prodotti.

1.4. Tipi di dati personali. Dati identificativi (nome e cognome), ruolo e qualifica aziendale, ed eventuali recapiti professionali.

1.5. Categorie di interessati. Le figure indicate nella documentazione del protocollo Dog Safe 81/08: Datore di Lavoro, Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, Medico Competente, Preposto e ulteriori referenti aziendali eventualmente richiesti dal singolo modulo.

1.6. Categorie particolari di dati. Il trattamento non prevede dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento né dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10. Il Titolare si impegna a non inserirne.

2. Istruzioni del Titolare

2.1. Il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, anche in caso di trasferimento di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale. Costituiscono istruzioni documentate il presente accordo, le Condizioni Generali di Utilizzo e le operazioni che il Titolare compie autonomamente attraverso le funzioni della Piattaforma.

2.2. Se il diritto dell’Unione o dello Stato membro obbliga il Responsabile a un trattamento, il Responsabile ne informa il Titolare prima del trattamento, salvo che il diritto lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico.

2.3. Il Responsabile informa immediatamente il Titolare se, a suo parere, un’istruzione ricevuta viola il Regolamento o altre disposizioni, nazionali o dell’Unione, relative alla protezione dei dati.

3. Riservatezza

3.1. Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza, e che ricevano istruzioni sul trattamento coerenti con il presente accordo.

4. Misure di sicurezza

4.1. Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative richieste dall’art. 32 del Regolamento, adeguate al rischio, e in particolare:

• infrastruttura collocata nell’Unione Europea;
• cifratura in transito su tutte le pagine mediante protocollo HTTPS;
• backup cifrati, conservati su infrastruttura distinta da quella di produzione, per una durata massima di dodici mesi;
• accesso all’area riservata mediante credenziali personali, con password conservate in forma cifrata;
• protezione dei moduli da accessi automatizzati;
• registrazione degli eventi di generazione dei Documenti, con data, ora, indirizzo IP e riferimenti dell’operazione;
• non conservazione dei Documenti generati: i file non sono archiviati, ma rigenerati dai dati inseriti, riducendo la superficie di rischio;
• i dati delle carte di pagamento non sono mai trattati dal Responsabile, perché li raccoglie direttamente il fornitore del servizio di pagamento.

5. Sub-responsabili

5.1. Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile ad avvalersi dei sub-responsabili elencati nell’Allegato 1, che costituisce parte integrante del presente accordo.

5.2. Il Responsabile impone a ciascun sub-responsabile, mediante contratto, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati previsti dal presente accordo. Se un sub-responsabile non adempie a tali obblighi, il Responsabile conserva nei confronti del Titolare l’intera responsabilità dell’adempimento.

5.3. In caso di aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile, il Responsabile ne dà comunicazione con almeno 15 giorni di preavviso, mediante e-mail o avviso nell’area riservata. Entro tale termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati relativi alla protezione dei dati; in tal caso le Parti cercano una soluzione alternativa e, se non è possibile, il Titolare può recedere dal contratto limitatamente ai servizi interessati.

6. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

6.1. L’infrastruttura di elaborazione e conservazione è situata nell’Unione Europea. Alcuni servizi accessori, indicati come tali nell’Allegato 1, possono comportare trasferimenti verso paesi terzi, effettuati sulla base delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento.

7. Assistenza al Titolare

7.1. Il Responsabile assiste il Titolare, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione:

• con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, nel dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti degli interessati di cui al Capo III del Regolamento. Se una richiesta relativa a dati inseriti dal Titolare perviene direttamente al Responsabile, questi non vi dà autonomamente seguito e la trasmette al Titolare senza ingiustificato ritardo;
• nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli artt. da 32 a 36 del Regolamento.

7.2. Violazioni dei dati personali. Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dal momento in cui viene a conoscenza di una violazione, ai sensi dell’art. 33, par. 2, del Regolamento, e gli fornisce le informazioni in suo possesso necessarie per adempiere ai propri obblighi di notifica.

8. Cancellazione e restituzione dei dati

8.1. Alla cessazione del rapporto, secondo la scelta del Titolare espressa per iscritto, il Responsabile cancella oppure restituisce i dati personali trattati per suo conto e cancella le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o nazionale ne richieda la conservazione.

8.2. In assenza di indicazione diversa, i dati sono cancellati entro 30 giorni dalla chiusura dell’Account. I backup sono sovrascritti secondo il normale ciclo di rotazione e comunque non oltre dodici mesi.

8.3. Restano conservati, per finalità di prova dell’esecuzione del contratto e di tutela dei diritti, i soli dati identificativi del Titolare e i riferimenti delle licenze generate, che non includono i dati dei soggetti terzi.

9. Dimostrazione della conformità e verifiche

9.1. Il Responsabile mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi dell’art. 28 del Regolamento, e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato.

9.2. Le verifiche sono richieste con preavviso ragionevole, si svolgono in orario lavorativo, non più di una volta l’anno salvo violazioni accertate o richiesta motivata dell’autorità, e con modalità che non compromettano la sicurezza dei dati di altri clienti. Il Responsabile può assolvere all’obbligo mediante documentazione, certificazioni o relazioni di audit già disponibili.

10. Obblighi e responsabilità del Titolare

10.1. Il Titolare garantisce di disporre di una base giuridica valida per il trattamento dei dati che inserisce, di aver reso agli interessati l’informativa dovuta e di rispettare il principio di minimizzazione, inserendo esclusivamente i dati necessari alla generazione del Documento.

10.2. Il Titolare è responsabile della correttezza e dell’aggiornamento dei dati inseriti e si impegna a non inserire categorie particolari di dati, dati relativi a condanne penali e reati o dati di soggetti terzi privi di base giuridica.

10.3. Se il Titolare tratta i dati inseriti nei Documenti a sua volta in qualità di responsabile per conto di un altro titolare, garantisce che quest’ultimo lo ha autorizzato ad avvalersi del Gestore quale ulteriore responsabile del trattamento, alle condizioni del presente accordo.

11. Rapporti tra i documenti

11.1. Il presente accordo prevale, limitatamente alla materia della protezione dei dati personali, su eventuali disposizioni difformi delle Condizioni Generali di Utilizzo. Per quanto non previsto si rinvia alle Condizioni Generali, all’Informativa privacy e alla Cookie Policy pubblicate sulla Piattaforma.

12. Definizioni

12.1. Regolamento: il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

12.2. I termini «dato personale», «trattamento», «titolare del trattamento», «responsabile del trattamento», «interessato» e «violazione dei dati personali» hanno il significato loro attribuito dall’art. 4 del Regolamento.

12.3. Sub-responsabile: l’ulteriore responsabile del trattamento di cui il Responsabile si avvale per specifiche attività di trattamento per conto del Titolare, ai sensi dell’art. 28, par. 2 e 4, del Regolamento.

12.4. I termini con iniziale maiuscola non definiti nel presente accordo, tra cui Piattaforma, Account e Documenti, hanno il significato loro attribuito dalle Condizioni Generali di Utilizzo.

Allegato 1 — Elenco dei sub-responsabili

Fornitore	Servizio affidato	Ubicazione	Trasferimento extra-UE
OVH	Hosting dell’applicazione e del database	Milano, Italia	No
Hetzner	Conservazione dei backup, cifrati, fino a 12 mesi	Falkenstein, Germania	No
Cloudflare	Distribuzione dei contenuti e protezione anti-abuso dei moduli	Rete globale, con nodi UE	Possibile, con garanzie ex Capo V
Brevo (Sendinblue SAS, Parigi)	Invio delle e-mail di servizio	Server nell’UE (Francia, Belgio, Germania)	Possibile da parte di suoi sub-responsabili, con garanzie ex Capo V
Fornitore incaricato dello sviluppo	Sviluppo e manutenzione tecnica della Piattaforma	Italia	No

I fornitori dei pagamenti (Stripe), delle statistiche (Google Analytics) e del banner dei cookie (CookieYes) non trattano i dati inseriti nei Documenti: trattano soltanto dati dell’Utente professionale, dei quali ScodinzolHouse è titolare autonomo del trattamento ai sensi dell’art. 21.2 delle Condizioni Generali, e sono indicati nell’Informativa privacy della piattaforma.